Mobile App
Pourquoi une application mobile ?
Insiteo met à disposition des collaborateurs et de leurs managers une application mobile permettant notamment de :
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Déclarer leur présence sur site ou en distanciel en cas de télétravail
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Voir le lieu de travail de son équipe habituelle ou de ses groupes de travail, utile notamment en cas de flex-office : sur site, en télétravail, etc. et à quel emplacement précisément du site
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Accéder à une vue rapide de son calendrier habituel (outlook, google agenda) pour décider de sa présence en fonction des réunions prévues
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Voir la disponibilité des espaces de travail collaboratif (salles de réunion, bulles de communication, espaces tiers ...) et leur emplacement sur le plan du site
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Trouver des espaces libres à proximité
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Se déplacer facilement dans les locaux et trouver les points d'intérêt quand on est un nouveau collaborateur
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Pour les managers : mettre à jour le lieu de travail de leur équipe si nécessaire
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Connexion
L’utilisateur de l’application Insiteo se connecte en entrant ses identifiants d’entreprise (Office 365 ou autres comptes), ou encore en mode « Visiteur ».
Une fois authentifié, le compte client est identifié et des éléments paramétrables lui sont présentés : nom, image de contact et message de bienvenue client.
S’il est localisé sur un site équipé par la solution Insiteo, il accède directement au plan des espaces à proximité.
Home Page
NEW
La Home permet de visualiser immédiatement son lieu de travail (présence sur site / télétravail) pour la semaine en cours.
Le calendrier se déplie pour faire apparaitre le mois complet.
Mon statut
Permet de définir son lieu de travail pour la journée sélectionnée, sur site ou à distance. Si plusieurs zones sont disponibles, elles seront proposés. Une zone peut être un site, un étage... selon la configuration souhaité par la société.
Le groupe favori (l'équipe habituelle) permet d'avoir un poste de travail attribué automatiquement sur site dans la zone proche de ses collègues.
Pour choisir un groupe favori parmi les groupes affichés, il suffit de cliquer sur l'étoile correspondante.
Un seul groupe favori est possible, il apparaitra ensuite en tête de liste.
Les onglets Groupes et Agenda
Les groupes permettent de visualiser rapidement la présence des autres membres des équipes habituelles ou équipes projet.
L'agenda est synchronisé avec l'agenda Microsoft 365 ou Google Agenda (selon votre société). Il permet de rapidement décider d'une présence sur site ou à distance selon les réunions et tâches prévues dans la journée.
Déclarer rapidement sa présence sur site ou son télétravail
1. Sélectionner le jour dans le calendrier sur lequel déclarer la présence. Il s'entoure d'un liseré jaune
2. Dans Mon statut, cliquer sur le bouton gris pour choisir ensuite entre les options possibles :
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Bleu foncé - Editer la journée : pour déclarer par demi-journée
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Violet - sur site
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Au clic : choisir le site quand plusieurs sites ou zones sont disponibles
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Bleu clair - Télétravail / Distanciel
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Gris - Absent ou en congé
3. Une fois le choix effectué, le bouton prend la couleur et le libellé choisit.Il reste cliquable.
4. Quand un poste de travail est automatiquement sélectionné (selon la configuration de votre société), une icone de Bureau apparait sur la gauche du nom du site / de la zone choisie
5. Un nouveau clic sur le bouton de présence permet d'accéder au bouton Violet avec un œil : il permet d'accéder au plan en 2D ou 3D et de visualiser concrètement le poste de travail alloué automatiquement dans les locaux.
Déclarer sa présence ou son absence sur plusieurs journées ou par demi-journées
Pour déclarer plusieurs journées ou des demi-journées :
1. Sélectionner une journée sans statut
2. Dans le bouton de statut, choisir la première option pour éditer
3. Le calendrier mensuel apparait : il permet de sélectionner plusieurs journées
4. Choisir le statut de présence ou d'absence : si votre société permet de déclarer par demi-journée, deux sections Matin et Après-midi apparaissent alors.
5. Mettre à jour. L'application enregistre les choix et actualise le calendrier.
Renouveler les étapes 3, 4 et 5 si nécessaire sur d'autres journées ou demi-journées
6. Fermer pour retourner sur la Home
Gérer les groupes (équipe de travail ou groupe projet) et les zones accessibles pour déclarer la présence de l'équipe (Manager)
NEW
Les managers peuvent affecter eux-mêmes des zones (site, bâtiment, étage…) à leurs groupes. Cela permet de définir l'endroit où le groupe aura des postes de travail attribués lors de la déclaration de présence.
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Dans Services puis Groupes
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Cliquer sur le picto d'édition d'un groupe existant ou créer un nouveau groupe
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Définir le nom du groupe
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Définir les membres du groupe, et les référents. Les référents peuvent modifier la présence des membres.
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Une ligne « Zones accessibles au groupe » précède un bouton « Choisir », cliquer sur le bouton
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Le popup propose tous les quartiers qui ont été définis comme « libre d’accès » par votre administrateur
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Cocher les cases des quartiers accessibles au groupe
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Enregistrer
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Sur la Home, le groupe est visible ainsi que la présence de ses membres
Menu Plan
Usages du Plan
Le collaborateur peut :
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comprendre son environnement de travail en se géolocalisant et en naviguant dans le plan en 2D, 3D
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visualiser les emplacements libres en temps réel
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rechercher des espaces (salle, bulle...) ou postes de travail disponibles et à proximité
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réserver rapidement un espace ou poste de travail disponible
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rechercher des postes de travail disponibles pour s'installer
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trouver les points d'intérêt de son site (wc, salle de sport...)
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trouver l'emplacement du poste de travail des membres de ses groupes
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afficher et suivre un itinéraire pour se déplacer jusqu'au lieu d'intérêt qu'il a identifié
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déclarer des incidents depuis un emplacement du plan
Visualiser les salles et les postes disponibles
Sur les plans, les salles et espaces de travail, ou les postes de travail apparaissent :
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en rouge si occupé
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en vert si disponible
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en bleu pour les réservations de l'utilisateur
Le sol des salles et autres espaces porte la couleur.
Pour les postes de travail (bureaux individuels), c’est une pastille qui porte la couleur.
Au clic sur un espace de travail, un volet d’information apparait. Il reprend les principales informations de la ressource sélectionnée, comme le nombre de personnes pour les espaces collaboratifs, le statut d'occupation (en temps réel) et de réservation via des agendas. Il permet de visualiser l'agenda de l'espace en tirant le volet vers le haut de l'écran.
Un bouton "Réserver 30 minutes" permet de réaliser une réservation instantanée de la ressource quand elle est disponible.
A noter: les couleurs affichées en fonction des statuts de réservation et de présence sont paramétrables selon les règles de la société.
Réserver une salle ou une bulle de communication à proximité
Depuis le menu Plan
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Se géolocaliser via le bouton en bas à droite si nécessaire : le plan trouve la localisation précise et s'actualise
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Cliquer sur le bouton "3 points" en haut de l'écran : une rosace d'options s'ouvre
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Choisir l'option "A proximité"
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Choisir le type d'espace recherché, la durée de disponibilité et lancer la recherche
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Les résultats apparaissent en liste : cliquer sur la salle voulue
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Le trajet ainsi que la possibilité de réserver apparaissent
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le clic sur OK permet de recentrer le plan sur la salle, et voir comment y aller
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le clic sur Retour à la liste permet de revenir aux résultats de la recherche
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le clic sur 10 min réserve immédiatement la ressource
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MODE D'AFFICHAGE
Nos plans sont caractérisés par une très grande fidélité à l’environnement de travail pour que l’utilisateur comprenne très facilement et très rapidement où il se trouve et où se situent les lieux qu’il recherche. Le menu Plans est le menu par défaut, avec trois modes d’affichage disponibles : 3D, 2D et immersif (symbole « VR »)
En mode 3D, un mouvement vertical de deux doigts sur l’écran modifie l’inclinaison.
En mode immersif, l’utilisateur voit sur son smartphone l’environnement exactement comme dans la réalité qui l’entoure.
LOCALISATION ET GUIDAGE
Un appui sur le bouton localisation centre le plan sur la position courante de l’utilisateur et y affiche des cercles qui s’étendent dynamiquement.
L’utilisateur peut demander un itinéraire, qui s’affiche depuis sa position (ou un lieu choisi) et vers une destination, en intégralité dans une vue des bâtiments en transparence.
Il peut ensuite lancer le guidage, qui centre le plan sur la position de l’usager et l’oriente par la boussole, avec un niveau de zoom et une inclinaison adaptée. Des instructions lui indiquent quelle est la prochaine étape avec temps et distance.
FONCTION PINPOINT
Lorsque l'utilisateur est dans un environnement non couvert par la géolocalisation Insiteo il peut choisir une position sur le plan à l'aide de la fonction PinPoint. Pour cela, il appuie sur le bouton de géolocalisation du menu Plan et clique à un endroit de son choix sur ce plan.
Il peut alors désigner une destination de son choix en cliquant sur un espace et sur le bouton "Y Aller" du bandeau. Il apparaît en vue 3D son itinéraire et peut activer le guidage. L'utilisateur peut alors mettre à jour manuellement le suivi de son parcours en cliquant successivement sur les différentes positions de mise à jour.
RECHERCHE
La barre de recherche permet de saisir une recherche, la liste des ressources étant alors filtrée en fonction des caractères entrés. Des filtres permettent de limiter la recherche à un type d’espace ou à un site donné.
Lorsque l’utilisateur a trouvé l’espace recherché, il clique sur la ligne de la liste, confirme et voit s’afficher le plan avec l’espace choisi sélectionné.
STATUTS DE RÉSERVATIONS
Cliquez sur la salle souhaitée sur les plans, la fenêtre des informations de la salle s’affiche. Tirez cette fenêtre vers le haut pour afficher l’agenda. Une fois cette fenêtre affichée, vous pouvez sélectionner la journée qui vous intéresse en cliquant sur les flèches gauche et droite autour de la date. Une fois la journée sélectionnée, cliquer sur l’horaire qui vous intéresse. La fenêtre de création de réunion s’ouvre. Remplissez le titre et inviter vos participants. Une fois les champs remplis, cliquer sur valider pour créer la réservation.
DÉCLARATION D'INCIDENTS
L’utilisateur peut aisément déclarer un incident en cliquant sur le sous-menu « Incidents »
Il accède alors à un plan, qui affiche les déclarations précédemment effectuées par tous les utilisateurs, sur le plan et dans une liste, afin de limiter les déclarations multiples pour un même incident.
Il peut choisir de faire une nouvelle déclaration en cliquant sur « + », ce qui affiche l’icône d’incident au centre du plan, donc sur sa position si la géolocalisation est active. Il peut déplacer le lieu pointé par l’icône en faisant glisser le plan.
En cliquant sur « Choisir » il accède au formulaire de déclaration où il peut choisir la catégorie de l’incident, un commentaire et une photo puis envoyer la déclaration.
Menu Calendrier
Le calendrier de l’utilisateur est accessible depuis le deuxième menu principal au bas de l’écran. Il remplit toutes les fonctions habituelles de l’agenda, et permet notamment de créer un événement (réunion typiquement).
Le calendrier de l’utilisateur s’affiche en plein écran, avec un contrôle du jour.
L’utilisateur peut inviter plusieurs personnes à l’événement, via une fenêtre de saisie avec recherche en autocomplétion.
Un appui sur un créneau horaire ouvre une fenêtre de saisie du nom de l’événement, de modification éventuelle de l’heure de début et de la durée.
En cliquant sur le bouton de récurrence, l’utilisateur peut préciser si l’évennement est récurrent, ainsi que le type de récurrence de l’évennement.
Il peut créer une conférence Teams en cochant la case prévue à cet effet, et l’événement contiendra le lien. Il peut laisser Insiteo proposer une salle adaptée à ses besoins.
Gestion de Nettoyage
La plateforme gère à présent des droits utilisateurs, qui permettent notamment à un agent de nettoyage de se connecter avec son compte et de disposer de menus et de fonctionnalités spécifiques à son usage.
L'agent se connecte avec son identifiant, qui a été déclaré comme agent de nettoyage dans la plateforme.
Il utilise l’application pour visualiser les postes à nettoyer, qui figurent sur le plan avec une pastille jaune (un nettoyage n’est pas nécessaire pour les autres postes). Une fois le nettoyage réalisé, il clique sur l’espace contenant les postes nettoyés, ou le poste individuellement et confirme le nettoyage.
S’il revient sur un espace déjà nettoyé, un message lui indique la date et l’heure du dernier nettoyage
Menu Services
FILS D'INFORMATIONS
Le menu « Services » donne accès à un premier sous-menu dédié aux fils d’informations.
Un nombre non limité de fils d’infos peuvent être créés, et la liste des titres apparaît dans la zone principale de l’écran.
Un clic sur un titre fait s’afficher le fil d’infos, par exemple la liste des messages « Corporate » avec un titre, une date et un texte de contenu.
GROUPES
Un deuxième sous-menu permet de créer des groupes de contacts.
Les groupes permettent de rassembler plusieurs contacts, notamment lors des envois d’invitations Meet-Me.
Les noms sont entrés en autocomplétion
Autant de groupes que souhaité peuvent être créés, modifiés pu supprimés par l’utilisateur.
Menu Mon Compte
Le menu « Mon compte » permet à l’utilisateur de régler un ensemble de paramètres :
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Son statut de connexion
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L’information de version de l’application et des plans
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Un bouton permettant d’aligner sa boussole manuellement
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L’activation du « Pin point » qui permet à l’utilisateur de déterminer sa position manuellement sur le plan
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Des options d’affichage des ressources non réservables
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Les heures de début et de fin de journée du calendrier
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La possibilité de déplier le bandeau entièrement avec son contenu sans passer par l’étape du bandeau seul
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L’activation du zoom arrière lors de l’affichage du bandeau
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La langue
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L’affichage des icônes d’équipements
Votre avis compte !
Une fenêtre apparaitra de temps en temps aux utilisateurs de l’application mobile afin de leur demander leur avis.
Cela permet aux équipes Insiteo d’être dans une démarche d’amélioration continue du produit, tout en tenant compte des besoins exprimés par les utilisateurs finaux des applications mobiles iOS et Android.
Contenu
Lorsque la fenêtre apparait, l’utilisateur a la possibilité de :
-
Annuler : le fenêtre disparait
-
Sélectionner un nombre d’étoiles de 1 à 5
-
Saisir un commentaire additionnel
-
Choisir de rester anonyme et de ne pas envoyer son email à Insiteo
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Envoyer son avis
Conditions de déclenchement
Voici les conditions de déclenchement de cette fenêtre :
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A la fin d'un itinéraire : systématiquement
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A l'annulation d'un itinéraire : 1 fois par jour maximum
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Au bout de 10 déclarations de présences (cumulables sur plusieurs sessions) : 1 fois par jour maximum
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Déclencheur à la création d'un groupe : 1 fois par jour maximum
Que se passe-t-il ensuite ?
Les commentaires sont envoyés dans un channel d’une équipe Teams d’Insiteo, avec la condition ayant déclenché la fenêtre afin d’apporter du contexte à l’avis.
Ils sont lus par les membres de l’équipe Produit, Développement et Qualité logicielle.
Une analyse sera effectuée afin de comprendre les problèmes rencontrés pendant l’usage. Cela peut toucher à l’ergonomie, la qualité générale, mais aussi à des usages nécessaires non disponibles à ce jour dans l’application Insiteo. La résolution de ceux-ci seront ensuite ajoutés à la liste des évolutions selon leur pertinence et importance définie par Insiteo.
L’équipe Insiteo se réserve la possibilité de contacter par email les utilisateurs ayant donné leur accord afin d’approfondir certains sujets si nécessaire.
Les avis positifs seront également consigné afin de conserver les fonctionnements qui apporteraient une vraie valeur aux utilisateurs.